Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Me Rovalan Nuoret ry:ssä olemme sitoutuneita suojaamaan toimintaamme osallistuvien henkilöiden yksityisyyttä. Meille on tärkeää, että jokainen kokee voivansa osallistua toimintaamme turvallisesti ja luottamuksellisesti.
Olemme koko organisaationa sitoutuneet siihen, että toimimme 25.5.2018 voimaan astuneen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GPDR) mukaisesti. Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste. Seloste kertoo, mitä tietoja keräämme toiminnassamme mukana olevista henkilöistä ja miksi näitä tietoja kerätään.
Tämä tietosuojaseloste koskettaa kaikkia eri toimintamuotojamme, joita ovat aamu- ja iltapäivätoiminta, harrastekerhot, leirit, tapahtumat, Tyttöjen Talo® Rovaniemi: kaikki toiminta sekä kehittämishankkeet.
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii Rovalan Nuoret ry (0216132-6).
Rovalan Nuoret Ry:n tietosuojavastaavana toimii toiminnanjohtaja Mira Pallari.
Yhteydenotot tietosuojaa sekä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa kirjallisesti:
Rovalan Nuoret ry, Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi tai sähköpostitse mira@rovalannuoret.fi.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus – eli miksi keräämme kävijöistämme tietoja?
Keräämme Rovalan Nuoret ry:n toiminnoissa mukana olevista asiakkaista, vapaaehtoisista sekä yhteistyökumppaneista tietoja, joita käytetään toiminnan järjestämiseen, arviointiin, raportointiin ja kehittämiseen. Keräämämme tilastotiedot ja kävijäpalautteet eivät ole yksilöitävissä. Yksilöllisen tuen piirissä olevista asiakkaista tallennettuja tietoja käytetään asiakasprosessin hallintaan sekä palvelutarpeen kartoittamiseen. Lisäksi asiakkaan meille luovuttamia tietoja saatetaan tarvita tämän elintärkeiden etujen suojaamiseen, kuten rikosasioiden selvittely poliisin toimesta, lastensuojeluilmoituksen tekeminen, yhteydenotto hätäkeskukseen. Rovalan Nuoret ry:n toimintaperiaatteisiin kuuluu oikeus osallistua toimintaamme anonyymisti, jolloin emme kerää tietoja.
Mitä tietoja keräämme
Keräämme järjestön jäsenistä sekä yhteistyökumppaneista tietoja yhteydenpitoa ja tiedottamista varten. Näitä tietoja ovat nimi, osoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero.
Rovalan Nuoret ry:n toimintaan osallistuvista henkilöistä keräämme yhteydenpitoa, kävijätilastoja sekä yksilöllisen tuen piirissä olevien asiakasprosessin hallintaa varten seuraavia tietoja: nimi, puhelinnumero, sähköposti, ikä, osoite, äidinkieli, status, ruokavalio, erityistarpeet, alaikäisen huoltajan yhteystiedot, lähiomaisen yhteystiedot. Lisäksi kirjaamme tietoja yksilöllisen tuen piirissä olevien nuorten tilanteesta, suunnitelluista toimenpiteistä ja tavoitteista.
Kävijätilastoihin merkitään asiakkaan nimi, ikä, kotipaikkakunta, äidinkieli (jos muu kuin suomi) sekä status. Emme analysoi tietoja yksilötasolla. Toimintamme rahoittajille luovutamme kävijätilastoja kokonaisuuksina, joista yksittäisen kävijän tiedot eivät ole yksilöitävissä.
Verkossa tapahtuvassa kohtaamistyössä asiakas voi halutessaan luovuttaa itsestään työntekijälle tunnistettavia henkilötietoja, mutta toimintaan saa osallistua myös anonyymisti. Teemme sosiaalista nuorisotyötä sosiaalisessa mediassa ja sovelluksissa (Facebook, Instagram, WhatsApp jne.), jotka keräävät käyttäjistään tietoja emmekä pysty vaikuttamaan näiden tietojen keräämiseen asiakkaan puolesta. Pyrimme kaikessa toiminnassamme luottamuksellisuuteen, mutta emme pysty takaamaan sosiaalisen median alustoilla tai sovelluksissa käytyjen keskustelujen tietosuojaa.
Rekisterin tietolähteet – miten keräämme tietoa?
Keräämme tietoa toimintaan osallistuvien itsensä tai heidän huoltajiensa ilmoittamina.
Viimeisin päivitys 21.6.2021
Tietojen luovuttaminen
Emme luovuta henkilötietoja järjestön ulkopuolelle poikkeuksena tilanteet, joissa nousee lastensuojelullinen huoli tai joissa epäillään suunnitteilla olevaa tai jo tapahtunutta rikosta. Tällöin olemme velvollisia ilmoittamaan tiedot viranomaisille (lastensuojelulaki 25§, rikoslaki).
Henkilötietojen käsittelijät
Toimintaan osallistuvien henkilötietoja käsittelevät vain ne työntekijät, vapaaehtoiset ja opiskelijat, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamisessa ja vain siltä osin kuin se tehtävän suorittamiseksi on välttämätöntä. Tarkempia henkilötietoja sekä kävijätilastoja käsittelevät vain toiminnosta vastuussa olevat työntekijät. Toimintamme on luottamuksellista ja kaikilla työntekijöillä, vapaaehtoisilla ja opiskelijoilla on kaikkea tietoa koskien salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Rovalan Nuoret ry:n työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Olemme sitoutuneet noudattamaan erityistä varovaisuutta toiminnassa mukana olevien tietojen keräämisen ja säilyttämisen osalta. Tietoja käsittelevät vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamisessa ja vain siltä osin kuin se tehtävän suorittamiseksi on välttämätöntä. Keräämiämme henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti sähköisessä muodossa tietoturvasuojatussa palvelintilassa, joka on salasanasuojattu ja vain organisaation sisäisessä käytössä. Teemme yhteistyötä palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia: Lime Technologies Finland Oy sekä Suomen tilastotutkimus Oy. Joiltain osin keräämme henkilötietoja myös manuaalisesti eli paperille. Paperille kerättyjä tietoja säilytetään lukitussa kaapissa, joka sijaitsee lukitussa huoneessa vain niiden työntekijöiden saatavilla, jotka tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi tarvitsevat.
Tietojen arkistointi ja hävittäminen
Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, kun asiakas on säännöllisesti mukana toiminnassamme. Käymme säännöllisesti läpi asiakkaista kerätyt tiedot ja hävitämme ne asianmukaisesti tietosuojajätteenä. Lakisääteisten palveluiden osalta noudatamme tietojen arkistointia ja hävittämistä koskevaa kulloinkin voimassa olevaa lainmukaista ohjeistusta.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus:
– Tarkistaa sinusta kerätyt henkilötiedot
– Pyytää meitä oikaisemaan tai poistamaan itseäsi koskevia henkilötietoja
– Tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisena osoitteeseen Rovalan Nuoret ry, Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi. Tietojen tarkistamiseksi sovimme ajan, jolloin voit todistettuasi henkilöllisyytesi nähdä mitä tietoja olemme sinusta keränneet.
Joidenkin henkilötietojen osalta meillä voi lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Meillä on muun muassa velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta). Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
